IPadアプリ

ファイルの保存におすすめなクラウドサービスgoogle drive

Google driveは、ファイルの保存に便利なクラウドサービスです。

iPadの容量は増やせない。

しかしながらクラウドを利用するなどして、実際の容量以上に保存することができます。

また、クラウドを通じてデータのやり取りもできるため、今では、クラウドは電子化に必須の存在となっています。

そんなクラウドを有効活用する方法を今回は説明します。

イチオシのクラウドgoogle drive

クラウドを利用することで実質の容量を増やせ、簡単に共有できます。

そのクラウドの中でも僕は、まず1つ目に使うクラウドとしてgoogle driveをオススメします。

google driveが選ばれる理由

Google driveは、無料であるが、容量多いです。他のクラウドサービスでは、容量が少ないものが多いですが、15GBとかなりの容量です

PDF expertと連携できる

google driveを含めて、いくつかのクラウドサービスはPDF expertと連携することができます。 PDF expertと連携すれば、PDF expert内でgoogle drive内のファイルを操作することができます。 ただデータを保存する機能だけではなく、PDF expertで読むことができます。

階層別に保存可能

ファイルなどを階層別に保存できます。

ファイルをただ保存するだけであれば、そのファイルにグループ分けはできませんが、google driveでは、例えば、基礎医学→解剖学→マクロ→教科書のようにフォルダの設定ができます。

 

iOS版のアプリと、パソコンのバックアップと、連携可能

手持ちのパソコンやiPadなどの間で、データの共有をすることはよくあります。

このデータのやりとりはどのようにやるかによって、効率がかなり変わってきます。

Apple製品同士であれば、Airdropで共有できます。

しかし、そうでない場合、または、他人に共有する場合も含めて、距離が離れている場合にはAirdropを使うことはできません

その時、僕はgoogle driveを使っています。

iOS版では、iPhone,iPadを同じ環境で使うことができます。

それに加えて、パソコンでもグーグルドライブのバックアップ機能があります。

そのため、それを用いて、ファイルのやりとりを行えます。

パソコンがMacなら、AirdropでPDFなどのやりとりができますが、Windowsの場合には、何かしら別の手段を用いて共有する必要があります。

その役として、google driveはとても使いやすいです。

LINEやEメールを用いてデータのやりとりをしている人も居ます。しかし、送信できるデータの容量に限度があり、教科書や、重い資料を送ることができず、また、送った場合にもアプリにPDFが残るため、アプリ自体が重くなるため、オススメできません。

リンクで共有できる

今までのべたのは、google accountを共有するというやり方でした。

しかし、いつもこのやり方をするとは限りません。

自分、もしくは、友達の間のやりとりであれば問題ないのですが、そうでない人にファイルを共有するのは難しいです。

そんなときにはリンクを用いて共有もできます。

Google drive内のファイルを直接書き出しもできますが、リンクをコピーというところから、リンクの貼り付けもおこなえます。

これは例えばLineのグループノートに貼り付けることで、ファイルの読み込みを行なわず、テキストのみで共有ができます。

また、先ほどの階層式ファイルのどの位置でも共有ができます。

そのため、1つのファイルのURLを共有するのではなく、フォルダの共有ができます。

このようにすることで、その場にいなくても共有し続けられ、パスワードを共有する必要がなく共有ができます。

検索機能

最近のアップデートでgoogle driveに検索機能が加わりました。

ファイルの中身を検索することができるため、そのPDFのうち、自分が見たい部分がどのページにあるのか?

ということを一瞬のうちに見つけることができます。

この検索を行なうには、PDFにOCRという処理を行なっている必要があります。

お気に入り機能

ファイルにお気に入り機能があるので、頻繁に使いたいものだけ、分けて見ることもできます。

複数人で同一のアカウントを利用

Google driveを複数人で使用することもあります。

そのような場合にはメールアドレスとパスワードを共有することで、大人数で使うことができます。

このとき、元々作成した人の元に認証のメールが届くことがあり、この認証をおこなうことで使用できます。

認証を上手く行なえないと、怪しい端末としてgoogleにブロックされることもあるので気をつけてください。

オフラインでも使用可能?

クラウドといえば、オンラインのサービスですが、そのオンラインに保存したファイルをほかのアプリにうつさずにオフラインで使用できます。

特に、頻繁に使うファイルは、PDF expertかgood notesのどちらかに入れておくのが良いでしょう。

Wi-fi版のタブレットを用いている場合など、外でクラウドにアクセスすることができないので、オフラインに入れておくと便利です。

しかし、オフラインにしたらもちろん本体の容量を食い、また、PDF expertで読むのなら、google driveを使用せず、オフラインにしたものの気づかないうちに容量を食ってしまった。

ということも起こりうるので、必要な分だけオフラインにした方が良いと思います。

その他の機能

スプレッドシート、アンケートなどが使えます。

これはgoogleの機能の1つです。

スプレッドシートは、エクセルのようなもので、計算などに非常に便利です。

また、アンケート機能を簡単に作成もできます。

デメリット

ファイルの編集が不可読み込みが遅い読み込みの進行状況がわからない

ファイルの編集ができない

PDF内の任意のページを削除、ファイルを統合など編集ができないというデメリットがあります。

これはPDF expertからgoogle driveのファイルを操作することで解決できます

 

読み込みに時間がかかる

残念ながらgoogle driveは読み込みが遅いというデメリットがあります。

これは、頻繁に使うものはオフライン(or PDF expertのオフラインなど)にいれることで、ある程度解決できます

読み込みの状況がわからない

Google driveでPDFなどの読み込みをおこなうと読み込みの進行状況が分かりません。

そのため、重いファイルを開く場合には待ち続ける必要があります。

これは、PDF expertで進行状況を確認できることから解決できます。

まとめ

PDF expertを用いてgoogle driveの弱点を補い、google driveという無料でたくさんの機能を備えたクラウドアプリを使いこなし、iPadやPCでの電子化生活をより充実したものにしましょう!

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